Ваша команда, незалежно від того це 5 людей чи 50, є носієм бренду організації та джерелом інформації для ЗМІ та партнерів.
Завданням внутрішніх комунікацій було і залишається пошук точки/місця/часу, щоб донести «правду з перших вуст» до співробітників організації за допомогою правильного каналу і в доступній формі. Особливо важливу роль внутрішні комунікації відіграють в кризові моменти.
Яна Бакун, лідерка напрямку внутрішніх комунікацій компанії ДТЕК, поділилася з нами порадами, як побудувати ефективну систему внутрішніх комунікацій.
Пропишіть поетапний план дій для трансформації внутрішніх комунікацій. В цьому процесі завжди визначайте відповідальних та їх завдання.
Впровадьте календар подій (сталих і стихійних) та моніторте ситуацію навколо. Це допоможе вам планувати комунікацію та відслідковувати кризи. На початку етапу будь-якого проекту описуйте план дій команді та структуруйте інформацію.
Всі ваші внутрішні комунікації мають бути централізовані. Тільки спеціальна інформація має розповсюджуватись локально.
Перегляньте свій бренд-бук та зробіть його доступним для всіх. Розмістіть його на файлообміннику разом з усіма шаблонами та правилами оформлення презентацій для співробітників.
Ваша комунікація та події для колективу повинні бути насичені цінностями. Визначте та опишіть голос компанії, так званий tone of voice, вашу манеру спілкування, сюди ж включіть ключові повідомлення.
Важливо, щоб голос компанії «звучав» однаково як для зовнішньої аудиторії, так і для працівників. Ви як організація транслюєте їх до всіх людей навколо.
Зніміть з лідерів організації, які не є керівниками напрямку комунікацій, відповідальність за операційні процеси в комунікації зі співробітниками.
Сконцентруйте їх увагу на формуванні власного імені лідера та голосу компанії – візіонера, а не просто операційного менеджера.
Теми та повідомлення, які ви транслюєте для співробітників, ви можете впорядкувати за допомогою методу message house.
Це технологія структурування інформації, яка нагадує елементи будинку: основна теза як фундамент, аргументи як поверхи дому та послання, яке хочете донести, як дах.
Ще один цікавий інструмент, який допоможе краще розуміти свою команду – це портрет співробітника. Ви можете створити його на основі опитування або у вигляді SWOT аналізу.
Варто описати професійні та особисті якості, інтереси, вподобання та цінності. Цю інформацію можна також використовувати для організації ефективних тімбілдінгів та цікавих корпоративних заходів.
Проаналізуйте канали комунікації (проведіть опитування). Визначте, які канали є ефективними та зручними для команди. Під час кризи впроваджуйте нові альтернативні канали комунікації.
Опишіть форми комунікації: зустрічі (онлайн, офлайн), онлайн-коли, звернення, опитування, рубрики коротких новин, їх регулярність, форму та хронометраж. Слідкуйте і заміряйте показники!
Навчайте своїх співробітників і навчайтесь разом з ними. Впроваджуйте програми внутрішнього менторства. Надсилайте зранку та ввечері відеоролики, аудіо, публікації.
Щотижневий дайджест, Telegram-канал, листи від керівників та регулярне інформування допоможуть розвивати вашу команду, підтримувати мотивацію, а також підсилять корпоративну культуру.
Створіть контент-план для внутрішніх каналів комунікації. Він може включати профільні новини, огляди кейсів та новинок, статті та інтерв'ю з експертами, підбірку можливостей місяця, short-list книг та фільмів, еко-теми, благодійність, інформацію для психологічної підтримки.
Не забувайте про інформаційну безпеку, впроваджуйте заходи з безпеки даних, навчайте цьому команду.
Не робіть пустих дій та речей. Варто встановлювати регламенти та правила та дотримуватись їх. Це допомагає управляти, особливо в комунікаціях.
Ефективна система внутрішніх комунікацій допоможе вам підтримувати командний дух, мотивувати та розвивати працівників. Тож постійно впроваджуйте нові підходи та інструменти та розвивайте внутрішні комунікаціїв вашій організації.
